Mejorando la Productividad

Introducción

Para mí no se trata de hacer más cosas, sino de seleccionar cuidadosamente aquellas que realmente importan y que nos ayuden en el cumplimiento de nuestros objetivos.

Antes que nada considero que no se trata de llevar un estilo de vida en donde todo hay que hacerlo de manera productiva. Pero para muchas de las actividades que realizamos a diario como el trabajo o el estudio, creo que si vale la pena intentar ser más eficiente.

La principal razón según mi criterio es Optimizar el tiempo disponible - Cuando uno es productivo tiende a realizar las tareas en menos tiempo. En lugar de trabajar ocho horas por día quizás se puede trabajar seis horas obteniendo los mismos resultados. En vez de estudiar cuatro horas se puede estudiar dos horas si lo hacemos de manera más eficiente.

Esta razón tiene suficiente peso como para darle importancia al tema ya que algo que falta hoy en día es justamente tiempo. Si nos convertimos en personas más productivas casi seguro vamos a liberar tiempo para destinarlo a otras actividades quizás relacionadas al entretenimiento, descanso y ocio.

Es importante que mientras estamos estudiando o jugando mantengamos nuestro foco en la actividad que estamos desarrollando.

Disminuir las Interrupciones

Para mejorar este foco es fundamental ser capaz de tratar de forma eficaz con las interrupciones.

Vamos a pensar un poco en estas interrupciones que todos vivimos en nuestra vida diaria.

Notificaciones del teléfono o el ordenador - Cada día tenemos más herramientas alrededor que nos facilitan las tareas o nos las complican dependiendo del uso que hagamos de ellas. Estas alertas pueden ser entradas de email, skype, facebook, whatsapp, ... y de manera inconsciente solemos parar con lo que estamos haciendo para atenderlas.

La Web y el consumo de información - internet causa ese maravilloso efecto de que una cosa conduce a otra, produciendo una fuente permanente de distracción y entretenimiento al mismo tiempo. Hay tanto para leer, informarse, entretenerse que podemos pasar horas navegando de un sitio a otro. Mantener el navegador con varias pestañas abiertas podría generarte un desvío de atención permanente (ni hablar si entre esas pestañas está Gmail, Facebook, Twitter, YouTube o Grooveshark).

Llamadas telefónicas - Atender “la llamada” parecería ser una necesidad y en muchos casos lo es dependiendo del tipo de trabajo o situación de cada uno. Pero también es cierto que es una fuente importante de interrupciones y estrés, pues no solo te corta tu momento de inspiración sino que normalmente tienes que ocuparte de los pedidos o problemas de quien llamó.

Pedidos de colegas o familiares - Si trabajas en una oficina, siempre hay algún colega que te realiza una pregunta o te pide “dos minutos” para que le prestes tu atención. Si no es por algo relacionado al trabajo, puede ser para organizar la salida del fin de semana o bien comentarte un programa de televisión del día anterior. Algo similar puede pasarte con un familiar si trabajas desde tu casa, en donde las interrupciones para consultarte algo relacionado al hogar o pedirte un favor son también habituales.

Pensamientos - Que tengo hambre, que quiero el café, que me duelen las piernas, que necesito ir al baño, etc. Nuestros pensamientos nos invaden y nos producen una desviación de la atención haciendo que seamos menos productivos. Esto pasa especialmente cuando no encontramos la motivación suficiente en la tarea que estamos realizando.

El problema es que además del tiempo perdido con esa interrupción, tenemos que volver a gastar tiempo y energia para volver a focalizarnos en nuestra anterior actividad.

Organizar la Jornada

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.” J.P. Sergent

Saber lo que hay que hacer es fundamental si queremos ser más productivos y eficientes. Y no se trata de realizar veinte o cincuenta tareas, pero si de definir claramente qué es lo que hay que hacer, cómo y cuándo habría que terminarlo. Si son tareas complejas se deberán partir en subtareas más sencillas.

Lo recomendable antes de comenzar el día, es anotar en un papel las tareas a realizar ordenadas según la prioridad. Y lo ideal sería terminar las dos o tres tareas más importantes antes del mediodía. Esto aplica tanto al trabajo, al ámbito académico, hogareño, etc.

Tenemos tantas tareas ocupando lugar en nuestra cabeza que tendemos a olvidarlas, confundirlas, postergarlas. Para que esto no ocurra, el método “Getting things done” recomienda “vaciar” nuestra mente y pasar todo lo que tenemos que hacer a un lugar físico externo a nosotros ya sea un papel o programa en la computadora el cual podamos revisar con frecuencia.

Las tareas que registremos deberán contar con un tiempo estimado de finalización, ya que de lo contrario tendemos a extender el tiempo de ejecución de cada una de ellas. La ley de Parkinson dice que "cuanto más tiempo tienes para realizar una tarea, más tiempo tardas en completarla"

Y esto es una gran verdad. Por eso sin irte al extremo, intenta determinar un tiempo máximo para terminar tu tarea.

Por ejemplo ¿Cuánto tiempo por día pasas revisando el email? ¿Cuánto tiempo por día pasas en reuniones? ¿Cuánto tiempo por día te lleva preparar ese informe? ¿Se puede destinar menos tiempo a todo eso y al mismo tiempo hacerlo de manera más eficiente?

Según mi criterio las tareas se pueden clasificar en:

• Muy importantes
• Importantes
• Inútiles (se omiten y no se realizan)

Aunque a mucha gente le cueste creerlo son casi inexistentes las tareas “urgentes”. Simplemente esta palabra se menciona con frecuencia para agregarle dramatismo y vértigo a tu vida cotidiana. Por eso en mi sistema clasificatorio de tareas preferí quitar esta categoría.

Mantener la concentración y el foco en la actividad

“No es lo que tu tienes, sino como usas lo que tienes lo que marca la diferencia” Zig Ziglar

¿Para qué hacemos lo que hacemos? ¿Qué es lo que nos motiva?

Está claro que cuando hacemos las cosas sin ganas tendemos a distraernos más fácilmente y no solo eso, no le ponemos la pasión que se necesita para hacerlo con excelencia.

Encontrar la motivación necesaria en nuestras actividades es un paso muy importante para hacer nuestras tareas y cumplir con nuestras responsabilidades en forma eficiente.

Además de estar motivados tendremos que estar concentrados. El ser humano puede mantener su concentración en un período no mayor a dos horas. Luego de ese tiempo necesita un descanso.

Priorizar tus Objetivos

“Hay que tener un objetivo legítimo, útil y dedicarse sin reservas a él” James Allen

¿Cuáles son tus metas principales? ¿Acaso no deberías volcar todo tu esfuerzo ahí?

Muchas veces sentimos que no progresamos y puede que sea cierto. Esto puede pasar porque tenemos tantas actividades para hacer diariamente que dejamos de ver las cosas en perspectiva. Entonces nuestra energía se dispersa y así también nuestra eficiencia.

Es por eso que te propongo empezar de a poco. En lugar de tener cinco o diez metas que cumplir, podés proponerte cumplir una sola meta por mes. Durante 30 días toda tu motivación y energía mental debería ser redireccionada hacia tu objetivo.

Se trata de concentrar tu energía en un período corto para avanzar más rápido. Y esto aplica a casi todo. Mejorar un idioma, mejorar la organización de la empresa, desarrollar habilidades de comunicación en público, progresar en la escritura, preparar un examen, etc.